ระบบควบคุมการผลิต “Factory-ONE”
ตัวอย่างการติดตั้ง – ระบบควบคุมการผลิตของบริษัท C
ประสบการณ์ที่ได้จากความยากลำบากตอนที่ติดตั้งระบบ – สิ่งที่อยากให้คิดไว้ก่อนตอนที่ทำการติดตั้งระบบควบคุมการผลิตทั้งในประเทศไทยและในต่างประเทศคืออะไร?
ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับธุรกิจของลูกค้า
บริษัท C ซึ่งได้ให้ความร่วมมือในการสัมภาษณ์ครั้งนี้เป็นบริษัทที่ก่อตั้งในนิคมอุตสาหกรรมทางภาคตะวันตกของประเทศไทยในปี 2011 โรงงานในประเทศไทยซึ่งดำเนินการผลิตและจัดจำหน่ายชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์นั้น ถือได้ว่ามีกำลังการผลิตอยู่ในอันดับต้นๆ ในบรรดาบริษัทในเครือทีเดียว ลักษณะพิเศษอย่างหนึ่งก็คือ รูปแบบการผลิตนั้นแตกต่างจากบริษัทแม่ในญี่ปุ่นโดยไม่ใช่เป็นการผลิตตามคำสั่งซื้อ (Make-to-Order) แต่เป็นการผลิตเพื่อรอจำหน่าย (Make-to-Stock)
วัตถุประสงค์ในการติดตั้ง Factory-ONE และสถานการณ์ปัจจุบัน
บริษัท C เป็นบริษัทที่ 2 ในประเทศไทยที่ติดตั้งระบบ “Factory-ONE”
อย่างไรก็ตาม การติดตั้งได้ใช้เวลามากกว่าที่ได้วางแผนไว้ในตอนแรก และได้ใช้งานระบบจริงเริ่มตั้งแต่เดือนมีนาคม 2016 นอกจากนี้ ในเดือนพฤศจิกายน 2019 ตอนที่ทำการสัมภาษณ์นี้ ก็มีการใช้งานฟังก์ชันในขอบเขตที่จำกัดเมื่อเทียบกับแผนตั้งต้น
เราได้สอบถามว่าปัจจุบันมีการใช้งานระบบอย่างไรบ้าง
ปรับปรุงการดำเนินงานที่เคยเกิดข้อผิดพลาดจำนวนมากให้เป็นมาตรฐานและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
หลังจากนำ Factory-ONE เข้ามาใช้ งานออกเอกสารการจัดส่งภายในบริษัท (Shipment Instruction) และการจัดส่ง Invoice ซึ่งเคยเกิดข้อผิดพลาดจำนวนมากจากการทำงานด้วยมือก็กลายเป็นการทำงานแบบอัตโนมัติและทำให้ข้อผิดพลาดหมดไป
เรื่องที่สามารถใช้ประโยชน์ได้มากที่สุดภายในบริษัทของเราก็คือระบบการออกใบ Invoice และใบรายการบรรจุหีบห่อ (Packing List) สิ่งที่เราใช้งานหลักๆ ก็คือการกรอกข้อมูลการขายให้ลงในระบบให้ถูกต้องเพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นไปออก Invoice
ปัญหาเกี่ยวกับการควบคุมสต็อก
ในการดำเนินการภายใต้สิทธิ์ BOI (สำนักงานคณะกรรมการส่งเสริมการลงทุนแห่งประเทศไทย) นั้นการเคลื่อนย้ายของสต็อกระหว่างวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) และความแตกต่างของแต่ละสต็อกนั้นจะถูกควบคุมอย่างเข้มงวดมาก
ด้านของสต็อกเอง เนื่องจากแต่เดิมไม่ได้มีระบบการควบคุมพร้อมกับการตรวจสอบการเคลื่อนย้ายของสต็อกภายในกระบวนการผลิต ดังนั้นวัตถุประสงค์แรกสุดของการติดตั้งระบบก็คือต้องการเห็นการเคลื่อนย้ายของสต็อกในแต่ละกระบวนการผลิตอย่างชัดเจน ซึ่งเรื่องนี้ก็ถือเป็นปัญหาสูงสุดด้วยเช่นกัน ดังนั้นคิดว่าในอนาคตต้องดำเนินการตรงส่วนนี้ด้วย แม้ว่าอาจจะต้องทำไปทีละขั้นก็ตาม
คาดการว่าจะใช้งานระบบโดยสร้างกฎเกณฑ์การดำเนินการ
เนื่องจากแต่เดิมทางบริษัทมีระบบการควบคุมการผลิตที่มีความเป็นอิสระสูง ทำให้มีปัญหาการกำหนดกฎเกณฑ์การทำงานได้ยาก ส่งผลให้สถานการณ์ปัจจุบันพบความยากลำบากในการปรับกระบวนการทำงานให้เข้ากับระบบควบคุมการผลิตที่เป็นโปรแกรมแบบแพ็คเกจ การสร้างมาตรฐานก็ยังไม่ครอบคลุมการทำงาน และยังไม่สามารถตกผลึกเป็นกฎเกณฑ์ที่ใช้จริงได้
โดยส่วนตัวคิดว่าหากกำหนดวิธีการทำงานภายในบริษัทและสร้างเป็นกฎเกณฑ์ขึ้นมา พร้อมกับดำเนินการปรับปรุงระบบโปรแกรมแบบแพ็คเกจแล้ว ก็น่าจะสามารถใช้งานฟังก์ชันเหล่านั้นเพิ่มขึ้นทีละเล็กทีละน้อยได้
ในระยะหลังมานี้ การวางแผนการผลิตเริ่มมีการทำอย่างเป็นมาตรฐานมากขึ้น หากทางหน้างานสามารถทำงานอย่างถูกต้องแล้ว ในอนาคตก็น่าจะสามารถทำการควบคุมสต็อกหรือตรวจสอบสต็อกภายในกระบวนการผลิตได้
ข้อดีของ Factory-ONE ก็คือ “ความเข้าใจง่าย”
ตอนแรกสุดที่เห็น “Denno Koujou (Factory-ONE)” นั้นคิดว่าหน้าจอเข้าใจได้ง่ายเนื่องจากมีอินเตอร์เฟสที่เป็นมิตรกับผู้ใช้งาน
ตัวอย่างเช่น หน้ากรอกข้อมูลมาสเตอร์นั้นมีการแยกช่องสำหรับกรอกอย่างละเอียด และการทำความเข้าใจหลักการที่ข้อมูลเหล่านั้นเชื่อมโยงไปยังส่วนต่างๆ ของโปรแกรมเป็นเรื่องที่ยากลำบาก แต่ถ้าดูแค่การสอนพนักงานคนไทยให้รู้วิธีกรอกข้อมูลมาสเตอร์แล้ว ก็รู้สึกว่าเป็นเรื่องเรียบง่ายที่สามารถสอนได้อย่างไม่ยากเย็น
สิ่งที่เรียนรู้จากความยากลำบากในตอนติดตั้ง - จำเป็นต้องมีการจัดตั้งทีมดำเนินโครงการ
ตั้งทีมดำเนินโครงการแยกต่างหากจากผู้ทำงานประจำวัน
หากเริ่มโครงการโดยให้ผู้รับผิดชอบทำงานประจำวันตามปกติไปด้วยก็เป็นเรื่องแน่นอนว่าจะทำให้งานของสมาชิกในโครงการหนักขึ้น โดยเฉพาะพนักงานในส่วนงานผลิต
จุดที่ต้องทบทวนก็คือตอนนั้นน่าจะทำการจัดสรรคนและเวลาในการทำโครงการโดยปรับเปลี่ยนภาระงานประจำวันเสียก่อน
ที่โครงการติดตั้งระบบในครั้งนี้ดำเนินไปได้ด้วยดีก็เนื่องมาจากภาระงานของผู้รับผิดชอบลดลงจากตอนที่เริ่มติดตั้ง ทำให้มีเวลาที่จะทำการกลั่นกรองความคิดและวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ได้
นอกจากนี้ตอนที่ทำการจัดคนเข้าโครงการนั้น มีสมาชิกโครงการหลายคนที่แม้จะเข้าใจงานที่ทำอยู่ แต่ก็ไม่ทราบรายละเอียดของแผนกผลิตอื่นๆ ทำให้โดยปกติแล้วจำเป็นต้องจัดคนเข้าเป็นทีม นอกจากนี้คิดว่าการจัดสรรทีมทำได้ไม่ดีนักทำให้การสรุปกระบวนการทำงานทำได้อย่างไม่ไหลลื่น
มอบหมายบุคคลที่เข้าใจ Flow การทำงานและกระบวนการผลิตให้เป็น Leader
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตั้ง Leader ของทีมจากพนักงานคนไทยนั้น ควรจะต้องหาคนที่เข้าใจ Flow การทำงานและกระบวนการผลิต พร้อมทั้งปรับภาระงานให้เป็นอิสระจากงานปกติประจำวันก่อนจะตั้งให้เป็น Leader
ตรวจเช็คและสั่งงานจากบนลงล่างในฐานะผู้บริหาร
ภาระงานจะหนักขึ้นเป็นพิเศษในตอนที่เริ่มเปิดตัวโครงการและพนักงานคนไทยมักจะรู้สึกว่าพวกเขาไม่ต้องการสัมผัสสิ่งใหม่ๆ ดังนั้นในฐานะผู้บริหารต้องตรวจสอบสถานการณ์อย่างสม่ำเสมอและยังมีบางกรณีที่ต้องทำการผลักดันจากบนลงล่างอีกด้วย
คำแนะนำสำหรับการติดตั้งระบบควบคุมการผลิตทั้งในประเทศไทยและในต่างประเทศ
คำนึงถึงความพอใจของพนักงานท้องถิ่น
คิดว่าโปรแกรมที่ทำให้พนักงานสามารถทำงานโดยไม่ต้องตัดสินใจเอง อย่างเช่น การแสดงค่าตัวเลขโดยอัตโนมัติหลังจากที่ตั้งค่าไว้ในระดับหนึ่งแล้ว น่าจะได้รับความพอใจมากกว่า
ทำให้การดำเนินงานและโปรแกรมแพ็คเกจมีความสอดคล้องกัน
คิดว่าก่อนที่จะติดตั้งระบบ จำเป็นต้องพิจารณาให้ถี่ถ้วนว่าการดำเนินงานในปัจจุบันควรปรับให้เข้ากับระบบมากน้อยเพียงใด หรือการดำเนินงานควรมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่
นอกจากนี้ ยังจำเป็นต้องคิดให้ครอบคลุมว่า ผู้ใช้สามารถใช้งานเช่นนี้ได้จริงหรือไม่ หรือจะเป็นการดีแน่หรือเปล่าที่ทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติอย่างการแสดงตัวเลขออกมาโดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องคิดอะไร เนื่องจากบางครั้งมันก็จะทำให้ผู้ใช้ไม่สังเกตเห็นความผิดพลาดที่เกิดขึ้น
มุ่งสู่ CSI ผู้สนับสนุนการติดตั้งระบบ
เหตุผลที่เลือก CSI เนื่องจากคาดหวังว่า "จะสามารถทำได้อย่างไม่ขาดตกบกพร่อง"
เนื่องจากมีประสบการณ์ที่ไม่ดีจากการดำเนินโครงการติดตั้งระบบที่โรงงานในประเทศอื่นเป็นไปอย่างไม่ราบรื่น จึงมองหาผู้ให้บริการที่สามารถพูดคุยแลกเปลี่ยนและดำเนินการสนับสนุนได้อย่างไม่ขาดตกบกพร่อง และสามารถทำงานร่วมกันไปได้นานๆ
ตั้งแต่ขั้นตอนการนำเสนอครั้งแรกสุด ทาง CSI สามารถบอกได้ว่า "ถ้าเป็นลักษณะนี้ก็สามารถทำได้" หรือ "ถ้าแบบนั้นมันจะค่อนข้างยาก" ทำให้รู้สึกว่าถ้าเป็น CSI แล้วก็จะสามารถทำได้อย่างไม่ขาดตกบกพร่อง
จากที่ได้ฟังเรื่องต่างๆ ที่พูดคุยกันมาจนถึงตอนนี้ สิ่งที่สำคัญก็คือสามารถได้ฟังการเสนองานที่เป็นรูปธรรมสำหรับสิ่งที่ต้องการจะทำ
นอกจากนี้ ถึงแม้ว่าตอนเริ่มต้นโครงการจะมีความยากลำบาก ทาง CSI ก็ไม่ยอมแพ้และช่วยสนับสนุนการดำเนินการ ดังนั้นจึงคิดว่าเป็นเรื่องที่ถูกต้องแล้วที่ได้มอบความไว้วางใจให้
ความคาดหวังในอนาคต
การเชื่อมโยงข้อมูลทั้งระหว่างระบบ และข้อมูลภาพรวมทั้งบริษัท
เมื่อดำเนินการในภาพรวมของบริษัททั้งหมด และมีการเชื่อมต่อข้อมูลทั้งหมดเป็น Flow ไปตั้งแต่ต้นจนจบแล้วจึงจะถือได้ว่าเป็นเครื่องมือที่จะใช้ในการตัดสินใจด้านการบริหารธุรกิจ จึงอยากจะให้มันสามารถใช้งานในลักษณะนั้นได้
เมื่อสต็อกเชื่อมต่อกันแล้ว ขั้นต่อไปก็คือการควบคุมการผลิตและการวางแผนการผลิต
เมื่อมีการจัดการคลังที่เป็นปัญหาดั้งเดิมในตอนแรกอย่างเหมาะสมแล้ว ขั้นต่อไปก็อยากจะใช้งานในส่วนจัดซื้อหลังจากที่กำหนดกฎระเบียบอย่างชัดเจนแล้ว แน่นอนว่าอยากให้การดำเนินการของระบบไปถึงการควบคุมการผลิต และอยากจะใช้ตรวจสอบสต็อกด้วย การดำเนินการตามลำดับขั้นตอนดังกล่าว แน่นอนว่าสุดท้ายแล้วก็ต้องการจะควบคุมการเปลี่ยนแปลงของวัตถุดิบ ด้วยการวางแผนสต็อกอย่างละเอียดเช่นกัน
ในปัจจุบันไม่สามารถพูดได้ว่าสามารถใช้งานระบบได้อย่างเต็มที่ แต่ก็ไม่คิดว่าจากนี้ไปจะไม่สามารถใช้ได้
คิดว่าในการที่จะทำให้เราใช้ระบบสำหรับวางแผนการผลิตได้นั้น เราคงต้องร้องขอการปรับแต่งระบบในส่วนต่างๆ หลังจากที่ได้ดำเนินการตัดสินใจภายในบริษัทระดับหนึ่งแล้ว
ความคิดที่อยากให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นนั้น ยังคงไม่สามารถเชื่อมโยงไปถึงการทำให้ได้ผลลัพธ์ เช่น การใช้งานระบบในส่วนของสต็อก การวางแผนการผลิต และการจัดซื้อ รวมถึงการใช้ข้อมูลและตัวเลขที่ผู้บริหารสามารถนำมาใช้ได้อย่างเหมาะสมในการก่อให้เกิดการเคลื่อนไหวปฏิบัติงานได้
อยากจะตั้งเป้าหมายตามที่ได้กล่าวมาและมุ่งหน้าไปพร้อมกันโดยมีเป้าหมายเดียวกัน และสุดท้ายก็อยากจะให้ประสบความสำเร็จร่วมกันในที่สุด
คำกล่าวจากผู้รับผิดชอบของ CSI
ต้องขอขอบคุณอย่างยิ่งที่ให้ความร่วมมือในการสัมภาษณ์ครั้งนี้
ตั้งแต่เริ่มโครงการเราประสบปัญหาหลายอย่าง ทั้งตารางการติดตั้งระบบล่าช้า ในปัจจุบันเองก็ยังมีปัญหาค้างอยู่บางส่วน ทำให้เกิดความไม่สะดวกกับลูกค้าอย่างมาก แต่แม้กระนั้นทางบริษัท C ที่ยังคงมั่นใจและประเมิน CSI อยู่ในระดับดี ผมต้องขอบคุณเป็นอย่างมาก
หลังจากที่ได้ก้าวผ่านปัญหาเหล่านั้นไปด้วยกัน ในที่สุดตอนนี้เราก็สามารถเริ่มเดินหน้าโครงการต่อไปได้อย่างแข็งแกร่งแล้ว
ในอนาคต ทีมงาน Factory-ONE ก็จะยังคงมุ่งมั่นยิ่งๆ ขึ้นไปที่จะดำเนินการปรับปรุงการทำงาน เพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์และเป้าหมายที่ทางบริษัท C ได้ตั้งขึ้น จากนี้ก็คงต้องขอฝากเนื้อฝากตัวด้วยต่อไปด้วยครับ