ระบบการจัดตารางการผลิต “Asprova” – บริษัท M

【ตัวอย่างการติดตั้งระบบ】เพิ่มความสามารถในการวางแผนการผลิตด้วย Advanced Planning System

ประวัติบริษัทของลูกค้า

บริษัท M ที่ให้โอกาสในการทำการสัมภาษณ์ในโอกาสนี้ เป็นบริษัทที่มีโรงงานอยู่ภายในประเทศไทยหลายแห่ง เป็นบริษัทที่ให้ความสำคัญกับลูกค้าเป็นอันดับแรก และเป็นบริษัทที่มีรูปแบบในการจัดการผลิตสินค้าให้ลูกค้าด้วยความจริงใจ ซึ่งได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าเป็นจำนวนมากและมีผลงานให้ลูกค้าเป็นจำนวนมาก หน่วยงานที่ใช้ประโยชน์ระบบ Asprova ในฐานะระบบซัพพอร์ตการวางแผนการผลิต คือหน่วยงานหนึ่งในบริษัทที่ทำการผลิตแม่พิมพ์ที่ทำจากโลหะ การสัมภาษณ์หนนี้ดำเนินการโดยการพูดคุยกับผู้จัดการชาวญี่ปุ่นและผู้ที่ใช้งานระบบในการทำงานจริงที่เป็นคนไทย

การทำงานและปัญหาที่เจอก่อนจะมีการติดตั้งระบบ

จากส่วนหนึ่งในการสัมภาษณ์ที่ได้สอบถามวิธีการบริหารจัดการและปัญหาที่พบในตอนก่อนที่บริษัท M จะทำการติดตั้งระบบ

ก่อนจะทำการติดตั้งระบบ พนักงานชาวไทยที่รับผิดชอบในการจัดการหน้างานจะต้องทำการสร้างตารางแผนงานแล้วใช้ในการบริหารจัดการ เนื่องจากว่าเป็น Excel ดังนั้นการจัดการข้อมูลที่มีจำนวนมากจึงทำได้ยากและไม่สามารถแสดงรายละเอียดของเวลาได้อย่างละเอียดถึงระดับนาทีและวินาที อีกทั้งเนื่องจากไม่สามารถแสดงแผนอย่างละเอียดได้ จึงเกิดกรณีที่ไม่ได้ผลการทำงานจริงตามแผนที่วางเอาไว้ ทั้งยังมีกรณีที่การผลิตล่าช้าอันเนื่องมาจากไม่รับทราบถึงแผนการผลิตแม้จะถึงวันเวลาที่ควรต้องทำงานแล้วก็ตาม และมารับทราบเอาภายหลังเมื่อเกิดการล่าช้าไปแล้ว อีกทั้งเนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงแผนการทำงานไปในแต่ละวันจึงเป็นการยากที่จะวางแผนเพื่อให้หน้างานทำงานได้อย่างเต็มความสามารถในการผลิต

ผ่าน [ช่วงทดลองใช้งาน] เพื่อตัดสินใจติดตั้งระบบ

สืบเนื่องจากข้างต้น ในขั้นตอนการนำเสนอให้ทางบริษัท M ได้มีการใช้งาน Free Trial Version เพื่อ Training และ Trial การใช้งานจริง จนได้ทำการตัดสินใจเพื่อติดตั้ง Asprova ในท้ายที่สุด

Asprova Implementation Schedule

1) Training เพื่อให้ได้ลอง Asprova

ใช้ประโยชน์ Free Trial Version ในการ Training ระยะเวลา 5 วัน แบบมีค่าใช้จ่าย
ในระหว่าง Training มีการทำ Hearing เพื่อให้ทราบถึงลักษณะการใช้งานที่ใกล้เคียงกับการทำงานจริง

2) ช่วงการฝึกใช้ด้วยตัวของ user เอง และช่วง Trial

user ทุกคนฝึกใช้งานด้วยตัวเอง โดยใช้ Operation Manual ที่ทำขึ้นมาตอนช่วง Training
ฝึกการใช้งานด้วยตัวเองซ้ำๆจนสามารถใช้ในการทำงานจริงได้ และถามตอบผ่านทางอีเมล์เพื่อให้มีความรู้เกี่ยวกับ Asprova มากขึ้น

3) การใช้งานจริงร่วมกับซัพพอร์ตจากทาง CSI

ด้วยการฝึกการใช้งานด้วยตัวเองและ Trial ทำการยืนยันประโยชน์ที่ได้จาก Asprova ในการปรับปรุงการทำงานของตนเอง จากนั้นจึงซื้อ Package License
ใช้งานจริงอย่างเต็มตัว โดยให้ทาง CSI ซัพพอร์ตคำถามและ Customization ดังเช่นการแก้ไข Paramete

4) ใช้งานด้วยตัวเอง

ใช้งานโดยให้ทาง CSI ซัพพอร์ต โดยที่แทบไม่มีจุดที่ต้องแก้ไขปรับปรุงอะไรอีก และเข้าสู่ช่วงการทำงานอย่างมีสเถียรภาพ
ในเมื่อเข้าสู่ช่วงการทำงานอย่างมีสเถียรภาพแล้วจึงไม่จำเป็นต้องทำสัญญาเพื่อให้ CSI มาซัพพอร์ต และเข้าสู่ช่วงการทำงานด้วยตัวเองอย่างสมบูรณ์

Trial และ ณ ตอนที่ตัดสินใจจะใช้งาน Asprova

ทำไมถึงเลือก Asprova?

ตั้งแต่เดิมระหว่างที่มีความคิดที่จะติดตั้งระบบที่ใช้ในการวางแผนการผลิต ได้มีการพิจารณาต่างๆ ดังเช่น ระบบอื่นๆที่มีขายในท้องตลาด และระบบที่บริษัทอื่นๆในวงการเดียวกันมีขายอยู่ แต่ทว่าเมื่อพิจารณาจากความสามารถในการปรับแก้โปรแกรมให้เข้ากับ Excel เอกสารและรูปแบบข้อมูล ที่มีการใช้งานกันแต่เดิมแล้ว Asprova จาก CSI นั้นน่าจะใช้ประโยชน์ได้มากที่สุด

Training เป็นอย่างไรบ้าง?

ในตอนแรกก็เป็นไปดังที่คาดการณ์ไว้ เพราะลักษณะภายนอกและขั้นตอนการทำงานมีความแตกต่างจาก Excel ผู้รับผิดชอบงานส่วนนี้ย่อมไม่สามารถทำความคุ้นเคยได้ในทันที อีกทั้งข้อมูลต่างๆที่ต้องลงในระบบมีจำนวนมากจึงทำให้เหนื่อยมาก จึงได้ทำการปรึกษากับทาง CSI เพื่อทำการปรับปรุงแก้ไขอย่างต่อเนื่อง จึงทำให้ค่อยๆทำงานได้สะดวกขึ้นจนสามารถใช้งานจริงได้ เข้าใจได้อยู่แล้วว่าในช่วงที่ทำการติดตั้งระบบใหม่ย่อมต้องใช้เวลาเพื่อทำความคุ้นเคย แต่เพราะมีการดำเนินการดังเช่นการแก้ไขข้อมูลและการ Training ใหม่อีกหนหลังการแก้ไข จึงให้ความรู้สึกว่าช่วงเวลาในการ Training โดยการ Onsite นั้นสั้น ดังนั้นจึงคิดว่าถ้ามีเวลา Training มากขึ้นน่าจะดีกว่านี้

ช่วง Trial 5 เดือนเป็นอย่างไรบ้าง?

ในช่วง Trial ไม่ได้ทำงานโดยรับคำสั่งจากคนญี่ปุ่น แต่ผู้รับผิดชอบที่จะใช้งานระบบจริงๆได้ใช้งานทุกวันด้วยตัวเอง ในระหว่าง Trial ใช้ Excel ที่มีมาแต่เดิมคู่ไปกับ Asprova และเนื่องจากคุ้นเคยกับการใช้ Excel ดีอยู่แล้วจึงสามารถทำแผนออกมาได้ด้วยความเร็วปกติ ในขณะที่ Asprova เพิ่งได้เริ่มทำการ Trial จึงยังไม่คุ้นเคย ทำให้รู้สึกว่าการใช้งานเช่นการกรอกข้อมูลนั้นยาก อีกทั้งแม้จะทำแผนการผลิตออกมาได้ก็ยังไม่ได้ผลตามที่คาดหวังเอาไว้ ทำให้ต้องปรับแก้ด้วยมือ จากปัญหาต่างๆ บางวันที่มีจำนวนออร์เดอร์จำนวนมากเคยต้องใช้เวลาประมาณกว่าครึ่งวันกว่าจะออกผลการวางแผนได้
แต่ทว่าในท้ายที่สุดตอนที่จบช่วง Trial แล้วทำการซื้อ License เข้ามาใช้งานอย่างเต็มตัว ทางผู้รับผิดชอบชาวไทยบอกว่า [ใช้งานได้] ซึ่งไม่ใช่ด้วยการสั่งงานจากระดับบนมาระดับล่าง แต่เป็นการให้ความสำคัญกับความสะดวกในการใช้งานของผู้ที่จะใช้งานจริง

ประโยชน์ที่ได้หลังจากการติดตั้งระบบ

ความเร็วในการทำแผน

เคยทำแผนโดย Excel ใช้เวลาประมาณ 6 ชั่วโมง เนื่องจากมีเวลาไม่พอจึงสามารถทำแผนได้เพียงวันละครั้ง ในช่วงเวลาดังกล่าว ใช้เวลาประมาณ 4 ชั่วโมงในการวางแผน ซึ่งเคยมีกรณีที่ใช้เวลาถึง 6 ชั่วโมงแต่ก็ไม่สามารถปรับแผนให้เสร็จได้ เวลาจะปรับแผนต้องแก้คำสั่งงานทีละรายการด้วยมือ ทำให้ต้องใช้เวลาอย่างมาก

ในปัจจุบันทุกวันจะใช้เพียง Asprova โดยช่วงเวลาใช้งานคือตั้งแต่ 8 นาฬิกาในช่วงเช้า และตั้งแต่ 13 นาฬิกาในช่วงบ่าย โดยใช้ประมาณ 2 ชั่วโมงต่อหนึ่งช่วงเวลา ในช่วงเวลา 2 ชั่วโมงที่ใช้งาน Asprova นั้นไม่ได้มีเพียงการทำงานบน Asprova เท่านั้น ผลที่ได้ออกมาจาก Asprova จะถูกนำเอาไปใช้พิจารณาร่วมกับผลการทำงานก่อนหน้าและ Order เร่งด่วน แล้วจึงปรึกษากับผู้เกี่ยวข้องเพื่อทำการปรับแก้รายละเอียดของแผนงาน การวางแผนโดยใช้ Asprova สามารถออกผลการวางแผนได้ทันทีด้วยข้อมูลที่ Import เข้ามา ซึ่งไม่ต้องใช้เวลาในการทำเมื่อเทียบกับการใช้ Excel ถ้าเป็น Excel จะทำแผนได้เพียงวันละครั้ง พอมาเปลี่ยนมาใช้งาน Asprova จึงทำให้สามารถปรับแก้แผนได้ถึงวันละสองครั้ง อีกทั้งแม้กำหนดการจะมีการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน ก็ยังมาสามารถปรับแก้แผนโดยอัตโนมัติได้ในทันที ซึ่งคิดว่าเป็นประโยชน์มากที่สุดที่ได้รับ

ความแม่นยำในการทำแผนการผลิต

ในช่วงที่ใช้งาน Excel จะต้องทำแผนด้วยมือ โดยบริหารจัดการด้วยหน่วยทีละ [ชั่วโมง] ในตอนนั้นแม้จะต้องการแก้แผนเพียง 30 นาที ก็สามารถแก้แผนละเอียดที่สุดได้แค่เพียงช่วงแบ่งทีละ 1 ชั่วโมง อีกทั้งเนื่องจากเป็นการบริหารจัดการข้อมูลจำนวนมากทำให้เหนื่อยจากการบริหารจัดการด้วยเวลาอย่างละเอียด และถ้าหากมีการปรับแก้แผน ก็เป็นไปได้สูงที่จะเกิดความผิดพลาดขึ้น

ด้วยการใช้งาน Asprova ทำให้สามารถออกผลที่ถูกต้องแม่นยำกว่า Excel โดยที่หลังจากมาเป็น Asprova แล้ว ทำให้สามารถบริหารจัดการได้ถึงหน่วยทีละ [วินาที] แตกต่างจากตอนช่วงที่ใช้ Excel ที่ตอนนี้สามารถวางแผนงานได้อย่างละเอียด ทำให้ไม่ต้องลำบากในการบริหารจัดการข้อมูลที่มีปริมาณมาก อีกทั้งในตอนที่เป็น Excel ที่ทำขึ้นด้วยมือ เคยมีกรณีที่ออกแผนงานซ้ำซ้อนบนเครื่องจักรและช่วงเวลาเดียวกัน แต่ตอนนี้แผนจะถูกทำขึ้นโดยที่ไม่ให้มีการซ้ำซ้อนกันโดยอัตโนมัติ และถ้าหากใช้ Gantt Chart แม้เกิดการซ้ำซ้อนก็สามารถเห็นได้ในทันที เพราะว่ามีการลงสีแบ่งงานออกแต่ละเครื่องจักรให้โดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้วางแผนสามารถเข้าใจได้ง่าย ซึ่งก็คิดว่าเป็นเรื่องที่ดี

แผนล่าช้าน้อยลง

ถ้างานดำเนินไปตามแผนได้ก็เป็นเรื่องที่ดี หากแต่ว่าในความเป็นจริงมันไม่เป็นเช่นนั้น แต่ทว่าปัจจุบันสามารถที่จะเห็นแผนงานได้อย่างชัดเจน จึงคิดว่าสามารถควบคุมให้งานดำเนินไปตามแผนได้มากขึ้น ซึ่งความสามารถในการเดินหน้าได้ตามกำหนดการนั้นเกี่ยวข้องกันโดยตรงกับประสิทธิผลของค่าใช้จ่าย

ความคาดหวังต่อจากนี้

การเชื่อมต่อกับ SAP

ที่บริษัท M กำลังจะมีการติดตั้ง ERP Package System ที่ชื่อว่า [SAP] ซึ่งมีกำหนดการที่จะเริ่มใช้งาน Asprova โดยที่มีการเชื่อมต่อกับ SAP ภายในเดือนมิถุนายนของปี 2018 เพื่อที่จะเชื่อมต่อกับ SAP จะมี Training สำหรับ Asprova อีกหนโดยเริ่มตั้งแต่เดือนมกราคม เพื่อกรนี้ได้มีการสอบถามถึงความต้องการของผู้ใช้งานโดยพิจารณาจากการใช้งาน Asprova ในปัจจุบัน

สิ่งที่คาดหวังว่าจะได้จาก Asprova ต่อจากนี้

เนื่องจาก Gantt Chart ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันนี้ ดูยากเนื่องจากมีตัวเลขและตัวอักษรอยู่มากเกินไป แม้จะลดการแสดงข้อมูล แต่ถ้าจะให้ผู้จัดการดูก็ยังคิดว่าถ่ายทอดรายละเอียดให้เข้าใจได้ยาก ถ้ามีข้อมูลตัวอย่างเช่นมีงานค้างอยู่กี่เปอร์เซ็นต์ และยังมีเวลาจนกว่าจะถึงวันส่งงานอีกเท่าไหร่แล้วสามารถนำเอาไปทำรายงานให้ผู้จัดการได้ก็น่าจะดี นอกจากนั้นอยากให้เพิ่มข้อมูลความคืบหน้าในการทำงานเข้าไปด้วย เพื่อให้ได้ตามที่ต้องการแล้วจะต้องใส่ข้อมูลอะไรบ้างและจะให้แสดงผลอย่างไรบ้างนั้น อยากจะทำการปรึกษากับทาง CSI ในภายหลัง

นอกจากนั้น คิดว่าถ้าสามารถใช้งานพร้อมกันได้ทีละหลายคนก็น่าจะดี เวลานี้มีคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียวที่สามารถใช้งาน Asprova ได้ ถ้าเกิดสามารถใช้งานได้พร้อมกันทีละหลายคน อาจจะให้คนหนึ่งร่างแผน และให้หนึ่งหรือสองคนทำการตรวจทานไปพร้อมกัน ถ้าทำได้อย่างนั้นคิดว่าจะทำงานได้สะดวกมากขึ้น และยิ่งถ้าให้คนอื่นที่มีสิทธิเข้าไปดูหน้าจอ Asprova ดู Gantt Chart ได้ ก็ยิ่งคาดหวังได้ว่าจะให้ประสิทธิผลในการทำงานที่ดียิ่งขึ้นไปอีก

ข้อความจากผู้รับผิดชอบของ CSI

แม้จะกล่าวอย่างเกรงใจว่า ”ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของผู้บริหาร” ก็ยังประเมินโปรแกรม Asprova ในแง่บวกว่า
”โดยส่วนตัวแล้วต่อจากนี้ไปก็ยังคงอยากใช้ Asprova ต่อไป”

อีกทั้งยังแสดงความเห็นเกี่ยวกับ CSI ว่า ”ช่วยจัดการโปรแกรมโดยตอบสนองต่อความต้องการให้ลูกค้า” ”ช่วยคิดและนำเสนอ Solution โดยตอบสนองต่อความต้องการได้ตรงกับความคาดหวังทุกครั้ง” ซึ่งทางเราดีใจมากที่ได้รับการประเมินในแง่ที่ดี จากการที่ทางเราได้รับคำประเมินที่น่าดีใจเช่นนี้ ในฐานะของ CSI การที่ทางเรามีโอกาสได้ซัพพอร์ตลูกค้าที่ประเมินให้เราจนรู้สึกอยากขอบคุณ และการที่ติดตั้ง Asprova แล้วส่งผลให้ลูกค้าได้ผลการทำงานที่ดี ทำให้เรารู้สึกเป็นเกียรติเป็นอย่างมาก สำหรับการเชื่อมต่อกับ SAP และ ความต้องการดังที่กล่าวไว้เช่น ”อย่างนี้น่าจะดี” ทางเราจะพยายามให้มากขึ้นเพื่อที่จะให้ระบบใช้งานง่ายขึ้น อีกทั้งเพื่อให้ลูกค้ามีความพึงพอใจมากขึ้น